Ein Bericht aus der Praxis

Diacor-Seniorenstift Bad Honnef optimiert Arbeitsabläufe mit digitaler App von grupper

DIACOR ist eine Gesellschaft der evangelischen Kirchengemeinde Bad Honnef und Teil ihrer diakonischen Arbeit. Die Gesellschaft ist Mitglied im Diakonischen Werk und somit der diakonischen Tradition verpflichtet. Sie arbeitet nicht gewinnorientiert und ist gemeinnützig. Zu den Einrichtungen von DIACOR zählt das Evangelische Seniorenstift. Dort werden 80 Senioren von insgesamt 65 Mitarbeitern betreut.

Pilotprojekt: Innovationen in der Altenpflege  

Die Diacor-Geschäftsführung steht digitalen Innovationen zur Verbesserung der Kommunikation und Organisation von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Seniorenwohnstift positiv gegenüber. Vor diesem Hintergrund ist Diacor eine Pilot-Partnerschaft mit grupper eingegangen. Bei grupper handelt es sich um eine digitale App für Initiativen, Vereine, Organisationen, Institutionen und soziale Unternehmen. Sie bietet multifunktionale und sichere   Kommunikation und Koordination von Gruppen – unter anderem eine Chat-Funktion, Gruppenbildung, Terminplanung, Sprachfunktion, das Verschicken von Dokumenten und Bildern.  Die App ist auf I-Phone, Smartphone und Browser überall nutzbar.

„Quantensprung“ in der Mitarbeiterkommunikation

Mitte August 2018 ist das Pilotprojekt im Seniorenstift Bad Honnef gestartet. Bereits nach anderthalb Monaten Testnutzung zeigt sich Pflegedienstleiterin Andrea Linke von grupper überzeugt: „grupper schafft permanente informelle Erreichbarkeit, optimiert und verkürzt Arbeitsprozesse und macht es somit möglich, mehr Zeit auf die Erledigung der Kernaufgaben zu verwenden – nämlich der Betreuung der Hausbewohner.“ Gegenüber den vorherigen, nicht-digitalen Abstimmungsprozessen sei die Nutzung von grupper ein „Quantensprung“.  grupper kann E-Mails, Zusammenkünfte, Besprechungen und – oftmals mehrfach notwendige –  Telefonanrufe ersetzen, die den Arbeitsablauf nach Auskunft von Andrea Linke immer wieder unterbrechen und beeinträchtigen. Die Kommunikation mit grupper ermöglicht es den Gruppenmitgliedern, sofort und mit jedem gleichzeitig zu kommunizieren – unabhängig von Aufenthaltsort und Zeit.

Fachlicher Austausch und Terminpläne digital

Zum Start des Pilotprojektes hat die Pflegdienstleiterin eine Gruppe mit den Wohnbereichsleitern des Seniorenstifts eingerichtet und selber die Administration der Gruppe übernommen. Die Gruppe nutzt hauptsächlich die Funktionen Chat, Dokumente versenden und Termine. Der Chat wird hauptsächlich für fachlichen Austausch, interne Anfragen und Abstimmungsprozesse genutzt. Andrea Linke verschickt via grupper an ihre Wohnbereichsleiter Terminpläne zu Fortbildungen, betriebsärztliche Untersuchungen, Erste-Hilfe-Schulungen etc.

Nächstes Ziel: Digitalisierung der Dienstpläne   

Für Andrea Linke hat die Zukunft mit grupper bereits begonnen: Im  Oktober wird grupper allen  Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorgestellt und erklärt. Ihr Wunsch ist es, dass möglichst viele Kolleginnen und Kollegen, ehrenamtliche Mitarbeiter und Praktikanten grupper nutzen werden. Aus ihrer Sicht liegt hierin ein Gebot der betrieblichen Effizienz. Dann könnten auch alle monatlichen Dienstpläne mit grupper verschickt werden. Derzeit werden die Dienstpläne noch ausgehängt und von den Mitarbeitern abgeschrieben. In der digitalen Zukunft könnten alle die Pläne überall und jederzeit einsehen und eventuelle Veränderungen direkt und an jedem beliebigen Ort wahrnehmen. „Eine Monatsplanung mit grupper wäre der ‚Hit‘“, hofft die Pflegedienstleiterin.  Auch für den Tausch von Dienstzeiten hält sie grupper für hervorragend geeignet: Ein Tauschwunsch per grupper an alle Kolleginnen und Kollegen ersetze mehrfache Anfragen an und Telefonate. Kurzum: Andrea Linke sieht in grupper eine ideales digitales Instrument, um Dienstzeiten viel schneller als bisher festzulegen, zu ändern, zu  tauschen und verlässlicher zu gestalten. Keine ständigen Anrufe, Nachfragen und Irritationen („Was gilt denn nun?“), wie sie durch verbale Abmachungen entstehen. Alles für jeden einsehbar.

An jedem Ort auf dem Laufenden und erreichbar    

Die Pflegedienstleiterin nennt ein praktisches Beispiel: Bei einer Kollegin wechselt sich die einwöchige Nachtschicht mit einer freien Woche ab. Um während der freien Woche auf dem Laufenden über den Dienstplan ihrer kommenden Arbeitswoche zu bleiben, muss sie derzeit noch von zuhause aus im Seniorenstift anrufen oder Pflegeleitung oder Kolleginnen und Kollegen anmailen – für alle lästig und zeitaufwändig. Mit grupper würde in Zukunft der Kollegin von zuhause aus ein Blick auf Gruppenkommunikation und stetig aktualisierte Dienstpläne reichen, um über das Geschehen während ihrer Abwesenheit im Bilde zu sein. Neue Nachrichten und Veränderungen werden ihr dort sofort mit einem Signal angezeigt.

Einbindung von Teilzeitbeschäftigten und Ehrenamtlern

Das Beispiel dieser Mitarbeiterin ist auch auf die Teilzeitbeschäftigten, Ehrenamtler im sozialen Dienst des Hauses, Aushilfen und Praktikanten übertragbar. Diese Mitarbeiter sind zeitlich weitaus weniger im Stift präsent als die Vollzeitbeschäftigten. Einsatzplanung und Terminabstimmungen mit Ehrenamtlern und Schülern laufen derzeit noch verbal ab, überwiegend telefonisch. Das bedeutet für die Pflegdienstleitung wiederum einen immensen zeitlichen Aufwand mit zahlreichen Mehrfachanrufen. Hier kann grupper Abhilfe schaffen und in Zukunft auch einen stets aktuellen und permanenten Informationsfluss sicherstellen. „Schon eine einzige Mitteilung mit grupper kann zig Telefonate ersetzen. Und man darf nicht unterschätzen, wie stark viele Telefonate und persönliche Rücksprachen den Arbeitsprozess unterbrechen. Das kann auch nervlich an die Substanz gehen“, ergänzt Andrea Linke.

Die Pflegedienstleiterin  setzt aus einem weiteren Grund auf grupper – besonders wenn es um die Dienstpläne geht: „Per Lesebestätigung sehe ich sofort: Hat der Kollege Plan gelesen, oder hat er ihn nicht gelesen. Das Wissen darüber verschafft mir mehr Planungssicherheit.“ Für denkbar hält sie auch, auf grupper einen Infokanal mit wichtigen Hinweisen für die Angehörigen der Hausbewohner zu starten.

App ist einfach zu handhaben

Andrea Linke hofft darauf, dass grupper sich als neues „digitales Werkzeug“ im Haus durchsetzt: „Mit der App umzugehen ist kein Hexenwerk. Das kann man sich leicht aneignen. Je mehr Mitarbeiter grupper nutzen, desto schneller, effizienter und gezielter können wir planen und arbeiten und Zeit für die Betreuung unserer Senioren gewinnen“.